Privacy statement

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

By4 is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacy statement.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt By4?

Wanneer u een bestelling plaatst, een account gebruikt, zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of contact met ons opneemt, kan By4 de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens, zoals straat, huisnummer, postcode, woonplaats en land;
• e-mailadres;
• telefoonnummer, als u dit zelf invult of doorgeeft;
• accountgegevens, zoals klantnummer en inloggegevens;
• bestelgegevens, zoals producten, aantallen, maten, gekozen materialen en prijzen;
• betaalstatus en informatie die nodig is om een betaling te controleren;
• verzendgegevens, zoals verzendmethode en eventueel track & trace-informatie;
• berichten die u via het contactformulier of per e-mail aan By4 stuurt;
• technische gegevens die nodig zijn om de website goed en veilig te laten werken, zoals sessiegegevens, IP-adres of browsergegevens.

3. Waarvoor gebruikt By4 uw gegevens?

By4 gebruikt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de webshop, de dienstverlening, wettelijke verplichtingen of wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven.

• het aanmaken en beheren van een klantaccount;
• het verwerken van bestellingen;
• het sturen van orderbevestigingen en statusmails;
• het versturen van betaalverzoeken of betaalinformatie per e-mail;
• het controleren en bevestigen van betalingen;
• het klaarmaken, verzenden of laten afhalen van bestellingen;
• het beantwoorden van vragen via het contactformulier of per e-mail;
• het afhandelen van retouren, ruilingen of klachten;
• het voldoen aan wettelijke, fiscale en administratieve verplichtingen;
• het veilig en goed laten werken van de website.

4. Grondslagen voor verwerking

By4 verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van de overeenkomst: bijvoorbeeld om uw bestelling te verwerken, te leveren en hierover te communiceren;
• wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de administratie en fiscale bewaarplicht;
• toestemming: bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief of bepaalde cookies wanneer toestemming nodig is;
• gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, foutopsporing, klantenservice en het goed laten werken van de website.

5. Bestellingen en klantaccount

Als u een bestelling plaatst, gebruikt By4 uw gegevens om de bestelling netjes te kunnen verwerken. Daarvoor gebruiken wij onder andere uw naam, adres, e-mailadres, bestelgegevens, betaalstatus en verzendgegevens.

Wanneer u een klantaccount heeft, bewaren wij de gegevens die nodig zijn om uw account en bestellingen te tonen. In uw account kunt u uw gegevens bekijken en aanpassen. U kunt ook contact opnemen als u gegevens wilt laten corrigeren of verwijderen.

Sommige gegevens kunnen niet direct worden verwijderd, bijvoorbeeld wanneer By4 deze nog nodig heeft voor administratie, facturen, retouren, klachten of wettelijke verplichtingen.

6. Betalingen en betaalverzoeken

By4 werkt met betaling via een betaalverzoek per e-mail of vooraf overboeken. Na uw bestelling ontvangt u eerst een orderbevestiging. Daarna ontvangt u apart een betaalverzoek of betaalgegevens.

By4 verwerkt gegevens die nodig zijn om de betaling te controleren, zoals het ordernummer, het totaalbedrag, de betaalstatus en de datum waarop de betaling als ontvangen is gemarkeerd.

7. Contactformulier en e-mail

Als u contact opneemt via het contactformulier of per e-mail, gebruikt By4 de gegevens die u zelf invult om uw vraag te kunnen beantwoorden. Dit gaat bijvoorbeeld om uw naam, e-mailadres en bericht.

Contactformulierberichten kunnen tijdelijk ook worden doorgestuurd naar een beveiligd back-up e-mailadres van de beheerder, zodat berichten niet verloren gaan wanneer de gewone By4-mail niet goed wordt afgeleverd.

Correspondentie wordt niet langer bewaard dan nodig is voor het beantwoorden en afhandelen van uw vraag, tenzij By4 gegevens langer moet bewaren vanwege een bestelling, klacht, retour of wettelijke verplichting.

8. Nieuwsbrief

Als By4 een nieuwsbrief aanbiedt, ontvangt u deze alleen wanneer u zich daarvoor heeft aangemeld of dit zelf heeft aangevinkt. U kunt zich op ieder moment weer afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief of door contact met By4 op te nemen.

By4 gebruikt uw e-mailadres niet voor nieuwsbrieven zonder aanmelding of toestemming.

9. Delen van gegevens met derden

By4 verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, voor wettelijke verplichtingen of voor het goed laten werken van de website.

Hosting en techniek

De website wordt gehost bij een hostingpartij. Deze partij kan technische gegevens verwerken die nodig zijn om de website goed, veilig en bereikbaar te houden.

Verzending en logistiek

Voor het bezorgen van bestellingen kan By4 uw naam, adres, woonplaats en eventueel e-mailadres delen met een bezorgdienst, bijvoorbeeld PostNL of een andere vervoerder. Deze gegevens zijn nodig om uw bestelling te kunnen bezorgen.

Betaling

Bij betaling via een betaalverzoek, Tikkie, QR-code of vooraf overboeken kunnen gegevens worden verwerkt door de bank, betaaldienst of app die u gebruikt om de betaling uit te voeren.

E-mail

Voor het versturen en ontvangen van e-mail kunnen gegevens worden verwerkt door de mailserver, hostingpartij of e-mailprovider.

10. Bewaartermijnen

By4 bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. De exacte bewaartermijn kan verschillen per soort gegevens.

• Bestel- en factuurgegevens: worden bewaard zolang dat nodig is voor administratie en fiscale verplichtingen. Voor financiële administratie geldt meestal een bewaartermijn van 7 jaar.
• Accountgegevens: worden bewaard zolang het account actief is of zolang dit nodig is voor bestellingen, service of wettelijke verplichtingen.
• Contactberichten: worden bewaard zolang dat nodig is om de vraag of klacht af te handelen.
• Nieuwsbriefgegevens: worden bewaard totdat u zich afmeldt of verzoekt om verwijdering, tenzij gegevens nog nodig zijn voor bewijs van toestemming.
• Technische gegevens: worden niet langer bewaard dan nodig is voor beveiliging, werking van de website of foutopsporing.

11. Bijzondere persoonsgegevens en kinderen

By4 verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, geloof, afkomst of politieke voorkeur.

De website en diensten van By4 zijn niet bedoeld om gegevens te verzamelen van bezoekers jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd. Denkt u dat By4 toch gegevens van een minderjarige heeft ontvangen? Neem dan contact op, dan verwijderen wij deze gegevens wanneer dat nodig is.

12. Cookies en vergelijkbare technieken

By4 kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website goed te laten werken, de winkelwagen en sessie te laten functioneren, voorkeuren te onthouden en inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Denk aan het onthouden van de winkelwagen, ingelogde sessie of formulierstatus.

Analytische cookies

Als By4 analytische cookies gebruikt, worden deze gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en de website te verbeteren. Wanneer toestemming nodig is, vraagt By4 hiervoor toestemming.

Tracking cookies

Tracking cookies worden alleen geplaatst als daarvoor toestemming is gegeven.

U kunt cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van de website dan mogelijk minder goed werken.

13. Google reCAPTCHA

Het contactformulier kan gebruikmaken van Google reCAPTCHA om spam en misbruik van het formulier te beperken. Daarbij kunnen technische gegevens, zoals IP-adres, browsergegevens en interactiegegevens, door Google worden verwerkt.

Op het gebruik van Google reCAPTCHA kunnen de privacyvoorwaarden en voorwaarden van Google van toepassing zijn. Als u het contactformulier gebruikt, kan reCAPTCHA nodig zijn om het bericht te verzenden.

14. Google Analytics

Als By4 Google Analytics gebruikt, worden analytische gegevens verwerkt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. By4 gebruikt deze informatie om de website te verbeteren.

Wanneer toestemming nodig is voor analytische cookies of vergelijkbare technieken, vraagt By4 hiervoor toestemming.

15. Beveiliging

By4 neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Denk hierbij aan beveiligde verbindingen, zorgvuldig wachtwoordgebruik, beperkte toegang tot beheeromgevingen en het alleen verwerken van gegevens die nodig zijn.

Heeft u het idee dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of ziet u aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact met By4 op.

16. Uw privacyrechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens, vragen om beperking van de verwerking, uw toestemming intrekken of vragen om overdracht van uw gegevens.

U kunt hiervoor contact opnemen via info@by4.nl of via het contactformulier.

Om zeker te weten dat het verzoek door u is gedaan, kan By4 vragen om aanvullende informatie ter verificatie. Stuur nooit zomaar een volledige kopie van uw identiteitsbewijs mee. Als een kopie noodzakelijk is, maak dan in ieder geval uw pasfoto, documentnummer, burgerservicenummer en MRZ-code onleesbaar.

17. Klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe By4 met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen kijken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Wijzigingen

By4 kan dit privacy statement aanpassen wanneer de website, werkwijze of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.